10 erreurs à éviter

 

Quand on prend en charge une nouvelle équipe, on est rapidement assailli de nombreuses demandes, requêtes, urgences… et le temps devient vite contraint. Pour bien manager son équipe dès les premiers jours, quelles techniques de management adopter ? A quelles compétences du manager faire appel ?

 

Erreur n°1 = Arriver le matin et aller directement à son bureau

Le temps qui presse, les emails urgents, la pression des délais… nous incitent dès le matin à nous précipiter directement à notre bureau, sans saluer nos collaborateurs ou nos collègues. Ou si nous arrivons en premier, nous attendons peut-être que les autres fassent le premier pas.

• Dire « bonjour » à ses collaborateurs (et à ses collègues)

Bien manager son équipe commence par ça. Même si cela prend quelques minutes sur notre « temps », c’est un geste simple et concret très important pour construire une bonne communication au travail. Il exprime le respect et le lien avec notre entourage. D’autant plus avec le développement des outils numériques et connexion à distance, qui peuvent « déshumaniser » nos relations interpersonnelles.

Faire le tour des bureaux et dire « bonjour », cela permet de se faire connaître quand on arrive dans une nouvelle entité, de rencontrer ses collaborateurs ou collègues et de construire son réseau.

Le pire serait de passer inaperçu !

 

Erreur n°2 = Donner la priorité aux dossiers, aux chiffres

Les dossiers et les chiffres sont d’excellentes sources d’informations. Mais ils ne peuvent pas tout dire et sont rarement exhaustifs. Nos collaborateurs sont aussi importants voir plus, et représentent la mémoire de l’équipe.

• Prendre le temps d’un échange avec tous les membres de son équipe (en individuel puis en collectif)

Bien manager une équipe demande de passer du temps avec chaque personne. Pour faire connaissance, apprendre, tâter le terrain ou faire passer des messages, vérifier par vous-même / confronter ce que l’on vous a dit / ce que vous pensez sur unetelle ou untel…

Surtout si c’est une création de poste ou dans le cas où vous prenez la suite de quelqu’un, que vous ayez eu ou pas de passation avec votre prédécesseur.

Avec celui de votre propre manager, ce sont les premiers rendez-vous à caler dans votre agenda !

 

Erreur n°3 = Penser que l’équipe sait déjà ce que l’on attend d’elle, ses objectifs… etc

Il est certain que certaines informations ont déjà été partagées avec l’équipe, par votre prédécesseur ou votre propre manager. Mais quoi ? Quand ? Sur quels sujets ?

• Partager votre vision, vos objectifs, le rôle de chacun

La communication au travail est une compétence du manager. C’est l’occasion de mettre en place les bases de la dynamique de groupe et de cohésion d’équipe.

 

Erreur n°4 = Indiquer à son équipe que l’on est disponible tout le temps (« ma porte est toujours ouverte »)

Nous avons à cœur d’être disponibles pour nos collaborateurs et de pouvoir les aider à surmonter les difficultés car cela fait partie des compétences du manager.

Néanmoins cette disponibilité « absolue » peut devenir rapidement contre-productive. Tant pour vous que pour eux.

• Caler des moments d’échange (même informels) et des moments où vous ne souhaitez pas être dérangé

Il est primordial de poser un cadre de travail partagé avec son équipe. Fixer un cadre n’exclut pas la flexibilité. Le manager, autant que ses collaborateurs, a besoin de ces moments réservés à ses tâches. Ceci donne aussi la possibilité à nos collaborateurs de faire de même dans leur propre agenda.

 

Erreur n°5 = Laisser du flou dans l’agenda « au cas où » (par exemple : prévoir des réunions d’équipe ou les tête-à-tête avec ses collaborateurs au fil de l’eau)

Si ces moments d’échange sont importants et structurants pour l’équipe, ils doivent être structurants pour votre agenda et celui de vos collaborateurs. Le risque est de ne pas trouver le temps nécessaire ou en dernière minute.

Cela n’empêche pas d’avoir effectivement des moments « sans rendez-vous » dans l’agenda, afin de pouvoir absorber des demandes imprévues ou imprévisibles ! Apprendre à gérer l’inattendu est une compétence du manager.

• Prévoir un calendrier partagé des points d’échanges avec l’équipe (en collectif et en individuel)

Selon le rythme de travail / la saisonnalité ou temporalité des projets, il est préférable de prévoir les créneaux horaires à l’avance quitte à réduire la fréquence en fonction de votre expérience et des besoins.

 

Erreur n°6 = Se passer de réunion d’équipe

Les réunions sont souvent une source de perte de temps (selon une étude récente de l’IFOP, les cadres passent en moyenne 4h par semaine en réunion et seuls 12 % des interrogés estiment que « toutes » les réunions auxquelles ils assistent sont « réellement productives et efficaces»[i]).

En plus, il y a aussi les points individuels où vous voyez vos collaborateurs en tête-à-tête.

Mais ces différents registres de communication (groupe vs individus) sont nécessaires et complémentaires.

• Prévoir une réunion d’équipe régulière et « bien » organisée

La réunion reste un élément de construction fondamentale d’une dynamique de groupe. Elle permet de partager des objectifs communs vs individuels, de créer une culture commune, de traiter de projets collectifs, de responsabilités partagées, de générer des interactions dans l’équipe, etc…

Vous diffusez le même niveau d’information à tous et en même temps. Et c’est un moment privilégié d’échange avec l’équipe pour s’exprimer, donner un avis, et pour le manager, de répondre aux questions et de récolter des feedbacks.

Qu’entend-on par une réunion « bien » organisée ? Définir des objectifs, un ordre du jour, une durée[ii], et diffuser un compte-rendu.

 

Erreur n°7 = Abandonner les échanges individuels en tête-à-tête

Cf point 6 « Se passer de réunion d’équipe » !

• Prévoir un point régulier avec chaque collaborateur de son équipe

Echanger de manière individuelle avec chaque collaborateur est une technique de management efficace. C’est un signe de considération et de reconnaissance de chacun, de son travail, de ses compétences, de ses besoins et de ses difficultés. La reconnaissance est un levier majeur en matière de motivation.

En complément des temps collectifs d’échange, cela permet le suivi des projets individuels et des problématiques spécifiques de chaque collaborateur. Pour le manager, c’est l’occasion d’adapter ses outils de management aux différents profils en matière de personnalités, compétences, séniorité, attentes, difficultés…

 

Erreur n°8 = Modifier « tout » ce qui était fait avant votre arrivée

Il est normal de vouloir être efficace et c’est sûrement un des objectifs de votre feuille de route en tant que nouveau manager.

L’amélioration ne passe pas forcément par le changement total. Il est possible d’avoir recours à la méthode d’amélioration continue ou méthode Kaizen des « petits pas ».

• Envisager un temps de réflexion avant tout changement

Ce temps est nécessaire pour évaluer et conserver ce qui est efficace, ce qui correspond à votre style de management et à vos objectifs, ainsi qu’aux besoins de vos collaborateurs.

Cela permet aussi d’enrichir sa vision pour mieux affiner ce qui doit être modifié et comment (méthode des petits pas ou autre).

 

Erreur n°9 = Vouloir / avoir envie de résoudre tous les problèmes, tout de suite

Votre équipe et votre propre manager expriment sûrement des attentes fortes quant à votre arrivée et aux projets à développer ou à lancer.

Vous êtes peut-être aussi amené(e) à gérer de l’impatience ou des frustrations si votre arrivée était très attendue, ou si le poste est resté vacant quelques temps.

• Se donner un temps d’observation pour vous faire un avis personnel

Bien manager son équipe, c’est aussi être capable d’avoir cette prise de recul et de profiter d’un regard neuf et différent sur les situations. Proposer par exemple à votre manager un rapport d’étonnement ou faites-le pour vous-même. Ceci vous permettra d’y revenir plus tard pour confronter votre vision du moment à celle que vous avez eu lors de votre prise de poste.

 

Erreur n°10 = S’en tenir à son équipe (et à son propre manager)

Quand on prend en charge une équipe, que ce soit son premier poste à titre de manager ou pas, l’agenda devient plus contraint. Bien gérer son équipe demande beaucoup de temps.

Or, aujourd’hui, les compétences du manager intègre de plus en plus de management transversal pour faire avancer les projets. Il faut pouvoir se dégager aussi du temps pour cela.

• Aller rencontrer les autres services, même ceux assez éloignés de votre domaine, ainsi que les parties prenantes : clients internes / externes, prestataires, …

Il s’agit ici du même esprit que les évaluations dites à 360° (où l’on va interroger différents interlocuteurs, dans et en dehors de la seule ligne hiérarchique).

Ceci permet d’avoir aussi un autre regard sur vos collaborateurs, vos projets, les attentes des autres services… Vous pouvez aussi demander un parcours d’intégration pour rencontrer officiellement vos futurs interlocuteurs (même si il s’agit de la même entreprise, ce nouveau poste vous amène peut-être à travailler avec des services que vous ne connaissez pas / qui ne vous connaissent pas).

 

Aller au contact de l’équipe, rencontrer de manière individuelle et collective vos collaborateurs, poser un cadre (à la fois en terme de vision, de temps, d’échanges) et se donner un temps de réflexion avant l’action pour profiter de vos premières impressions. Ces 4 actions sont indispensables pour bien manager son équipe, quand on est nouveau manager.

Si vous souhaitez entamer la discussion, partager votre point de vue, vos réflexions ou voir comment mettre en place ensemble des pistes de solutions concrètes autour de la prise en charge d’une nouvelle équipe, je serai ravie d’échanger avec vous ! Rendez-vous à la rubrique « Contact » ou demander une séance découverte.

 

[i] https://lexpansion.lexpress.fr/entreprises/les-cadres-passent-plus-d-un-mois-par-an-en-reunion_2037878.html

 

[ii] Durée optimale d’une réunion = 30 minutes (pour aller plus loin, je vous conseille le livre « La 25^ème heure », https://25hbook.com/fr/) (pas de lien d’affiliation)